Wie kannst du bei all der Arbeit deine Arbeitszeit unter Kontrolle behalten, ohne dass wichtige Aufgaben hintenrunter fallen? Wie oft stöhnen wir: „Hätte der Tag doch noch einmal 24 Stunden!“ Wie häufig denkst du, dass „alle anderen“ (oder doch viele) ihre Zeiten und ihre Aufgaben weit besser managen. Und wie häufig kommst du zu dem Schluss, dass die anderen einfach bessere Voraussetzungen haben – mehr Ressourcen, mehr Unterstützung, weniger Aufgaben, weniger Verantwortung?
„Ich habe keine Zeit, um …“ auch dies ist eine beliebte Aussage, die wir häufig verwenden, um zu erklären, warum wir selbst solche Dinge nicht erledigt bekommen, von deren Wichtigkeit wir selbst überzeugt sind.
Während diese andauernde Zeitknappheit vermittelt, wie unglaublich wichtig wir sind – alle wollen ein Stückchen von unserem ganz persönlichen Zeitkuchen –, stellen wir uns selbst damit ein Bein. Vor allem dann, wenn die Dinge liegenbleiben, die in der Eisenhower-Einteilung „nicht dringend“ sind, aber „wichtig“.
Sicherlich kennst du das Eisenhower-Prinzip?
Es gibt 1. Dinge, die sind „dringend“ und „wichtig“ (oben links).
2. gibt es Dinge, die sind „dringend“ und „nicht wichtig“ (oben rechts).
3. Dinge, die sind „dringend“ und „nicht wichtig“ (unten rechts) – die trittst du am besten direkt in die Tonne…
4. gibt es die „gefährlichen“ weil gefährdeten Dinge, die „nicht dringend“ sind, aber „wichtig“. Dieser Bereich (unten links) ist mit der wichtigste Bereich, in dem du dich während deiner Arbeitszeit aufhalten solltest, wenn du effektiv und effizient vorankommen möchtest – als Führungskraft in deinem eigenen Unternehmen.
Während die Aufgaben aus dem 1. Quadranten sich gern laut rufend in Erinnerung bringen, sind die Aufgaben aus 4. tendenziell still und zurückhaltend. Im Arbeitskontext sind die konzeptionelle Dinge, die dich und dein Unternehmen voranbringen. Innovative Projekte, wichtiges Netzwerken, Lernen.
To-Do-Listen
Wenn du nun all deine Aufgaben in To-Do-Listen einträgst, wie dies in manchen Organisationssystemen empfohlen wird, dann hast du zum einen wachsende To-Do-Listen – denn das vollständige Abarbeiten einer solchen Liste ist schier unmöglich. Du hast zudem keine Prioritätensetzung. Und du hast unter Umständen alle Aufgaben, die ganz grundsätzlich auf deinem Tisch landen – von kleinen Anfragen bis hin zu Großprojekten, von wichtigsten Terminen bis hin zu kleinen Einkaufszetteln – unsortiert auf einem großen Blatt Papier oder in einer beständig größer werdenden unübersichtlichen Datei.
Wochentage und Themencluster
Sicherlich weißt Du, dass es effizient ist, gleichartige Dinge zeitgleich zu erledigen. Zudem gibt es für bestimmte Dinge wiederkehrende Termine – seien es bestimmte Besprechungen oder die perfekten Zeiten für Social Media Posts.
Aus diesen Überlegungen heraus ist es sehr sinnvoll, die einzelnen Punkte deiner To-Do-Liste zu kategorisieren und – wo möglich – bestimmten Tagen oder Zeiten zuzuordnen.
Du kannst deine Wochentage zu bestimmten Tagen erklären: M-Tage (Montag und Mittwoch) sind Tage für nachmittägliche Telefonate, während D-Tage (Dienstag und Donnerstag) die Tage sind, an denen du dich besonders liebevoll etwaigen Verwaltungsaufgaben widmest. Freitag ist der Tag für die Wochenrückschau und -vorausplanung. Oder so – du verstehst, was ich meine.
Welches Tool du nutzt, um dich bei deiner Arbeitsorganisation zu unterstützen, ist zweitrangig. Ich möchte dir heute gern Trello.com ans Herz legen: Ich arbeite schon länger damit und finde es sowohl intuitiv als auch extrem hilfreich. Natürlich kannst du auch KI-unterstützte Organisationstools einsetzen.
Trello
Trello kannst du auf all deinen Geräte synchronisieren. Und wenn du magst, kannst du andere einladen, mit dir gemeinsam an bestimmten „Karten“, „Listen“ oder „Boards“ zu arbeiten.
Meine drei Haupt-„Boards“ haben eine Zeitkomponente (je ein Board für meine zwei Meeting-Tage) und ein Board für meine To-Dos. Alles andere – zum Beispiel Personaldinge oder Feste wie Weihnachten mit Notizen zu Geschenken, oder auch Notizen zu Schreibprojekten oder Zitate, Weiterbildungs- und Literaturempfehlungen – findet Eingang in je eigene thematische Boards.
Unterhalb dieser Boards gibt es Listen, die wiederum je nach Kategorie eine Zeitkomponente enthalten oder rein thematisch beschriftet sind. Und in jeder Liste finden sich Karten, die unter ihrer jeweiligen Überschrift weitere Beschreibungen führen, Checklisten anbieten und wo ich weitere Dateien unterbringen kann, wenn ich möchte.
Die Karten sind mit einer Zeitfunktion versehen: Ich kann mich erinnern lassen oder längere Listen mit vielen Karten nach Fälligkeitsterminen sortieren. Zudem habe ich die Möglichkeit, einzelne Karten mit Labels zu versehen. Diese nutze ich, um Zuständigkeiten zu markieren: „Blau“ für Vertrieb, „Grün“ für Marketing usw.
Ich kann erledigte Karten archivieren – dann sind sie aus den Augen, aus dem Sinn; habe ich mich vertan, kann ich sie leicht reaktivieren. Und ich kann Karten aus einer Liste in eine andere schieben. Dabei kann ich auch das Board wechseln.
Mein wirkungsvollstes Tool bei Trello
Die eigentliche Wirkung entfaltet Trello natürlich dadurch, dass ich hier zwar alles sammle, aber mitnichten alles einfach auf gleicher Priorität stehen lasse und meinen Arbeitsalltag auf diese Art noch intensiver zuschmiere.
Ich habe zwei wichtige Listen:
Die wichtigste heißt: „Drei Dinge Prio 1“. Darin sammle ich wirklich nur die drei allerwichtigsten Dinge, die ich heute unbedingt erledigen möchte.
Und die zweitwichtigste ist die Liste, aus der sich die wichtigste Liste speist: „ToDo heute“. ToDo heute hat die Angewohnheit gewöhnlicher To-Do-Listen: Sie wird gern länger und länger. Dadurch, dass ich mir immer, spätestens am Morgen, die drei wichtigsten Aufgaben-Karten in meine Prio 1-Liste verschiebe, versetzt mich das jedoch nicht in Panik.
Natürlich verplane ich meine Tage nur zu maximal 60% und selbstverständlich bleiben auch bei mir gelegentlich unverzeihlich wichtige Dinge liegen. Doch insgesamt hilft mir Trello sehr, im turbulenten Alltag die Kontrolle zu behalten.
Leider bietet die kostenlose Variante nicht unendlich viele Boards, sodass du bei dem Bedürfnis mehr als drei Boards zu haben, bereits in die Bezahlversion wechseln musst.
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Unternehmerin, ILT-Trainerin und Autorin Barbara Budrich ist seit 2004 mit ihrem eigenen Wissenschaftsverlag erfolgreich selbstständig und hat nach und nach weitere Unternehmen gegründet. Anderen Unternehmer:innen und Selbstständigen zu mehr unternehmerischem Erfolg zu verhelfen, ist ihr ein großes Anliegen.
Beitragsfoto: © canva.com; Budrich Porträt: Privat
