Kann Zeitsparen ein Ziel sein?
Wenn wir immer mit der Stoppuhr im Kopf und dem Treiber „mach schnell“ unsere Aufgaben zu erledigen versuchen, sind wir immer unter Druck. Dieser Druck veranlasst uns nach immer neuen Möglichkeiten der Selbstoptimierung zu schauen. Was unter Umständen zu noch mehr Druck führen kann.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mit unserer Zeit umsichtiger umzugehen. Es gibt unterschiedliche Werkzeuge – vom Kalender über schlichte To-Do-Listen bis hin zur Eisenhower-Methode und dem Pareto-Prinzip. All diese Dinge sollen uns helfen, unseren Arbeitsalltag im Griff zu behalten, Prioritäten zu setzen und die To-Dos dann zu organisieren.
Das oberste Priorität im Unternehmen: die Queen Bee Role (QBR)
In seinem Buch Clockwork erläutert Mike Michalowicz, wie du die wichtigste Aufgabe deines Unternehmens identifizierst. Er nennt diese wichtigste Aufgabe „Rolle der Bienenkönigin“, die Queen Bee Role (QBR). So kannst du die QBR herausarbeiten:
- Für den Anfang versammelst du dein Team und schnappst dir eine Handvoll Post-Its für alle. Nimm genügend, denn jede Person – auch du – braucht mindestens sechs. Lass jede Person die Zettel vor sich ausbreiten. Denke daran, wenn du eine Ein-Mann-Band bist, kannst du das einfach alleine machen. Der Rest der Anweisungen ist für jede Person am Tisch gedacht, die aus ihrer eigenen Sicht und in Bezug auf ihren eigenen Job erfolgen soll.
- Notiere auf jeder Haftnotiz eine der sechs wichtigsten Dinge, die du in deinem Aufgabenbereich tust. Von allen Aufgaben, die du für dein Unternehmen an einem Tag, in einer Woche, einem Monat oder einem Jahr erledigst, was sind die sechs wichtigsten? Mach es kurz. Du brauchst keine langen Sätze. Beispielsweise kannst du „Umsatz“ oder „Fakturierung“ schreiben.
- Schau dir jede einzelne Haftnotiz an und vergewissere dich, dass sie nach bestem Wissen und Gewissen eine der sechs wichtigsten Dinge repräsentiert, die du für dein Unternehmen tust. Schreib in der oberen linken Ecke jeder Haftnotiz die ungefähre Zeit auf, die du damit verbringst.
- Jetzt tu so, als ob es dir nicht mehr erlaubt wäre, zwei dieser Dinge zu tun. Wir gehen folgendermaßen vor: Du wirst diese Dinge nie wieder tun können, und sie können auch nicht delegiert oder an jemand anderen übertragen werden. Sobald diese Aufgaben beseitigt wurden, verschwinden sie tatsächlich (nur für diese Übung). Nimm die beiden Haftnotizen weg und lege sie beiseite. Diese Übung wird nicht leicht sein. Aber lass dich nicht entmutigen; das Ergebnis dieses Prozesses wird dir die Augen öffnen.
- Die vier verbleibenden Haftnotizen sollten das sein, was dir am wichtigsten erscheint. Während du dir die restlichen Zettel ansiehst, stell dir vor, wie du den Grad dieser Arbeit so effektiv erhöhen kannst, dass sie den dauerhaften Verlust der beiden anderen Funktionen, die du gerade verschoben hast, ausgleichen würde. Erläutere der Gruppe, warum du diese beiden Haftnotizen entfernt hast. Wenn du diesen Prozess alleine machst, sprich einfach mit dir selbst. Heutzutage merkt das sowieso niemand.
- Entferne jetzt noch eine weitere Aufgabe. Die Überlegung ist dieselbe. Etwas muss verschwinden und darf nie wieder ausgeführt werden. Füge diese Aufgabe zu den beiden anderen Haftnotizen hinzu, die du beiseitegelegt hast. Erkläre, warum du diese und nicht die anderen entfernt hast.
- Jetzt, wo nur noch drei Notizzettel übrig sind, entfernst du noch einen. Führe denselben Prozess wie vorhin durch, indem du dich auf die beiden Aspekte beschränkst, von denen du am ehesten bereit wärst, den Erfolg deiner Arbeit abhängig zu machen.
- Im letzten Schritt bleiben dir zwei Haftnotizen. Anstatt eine zu entfernen, wähle aus, welcher der beiden du wichtiger findest. Wähle die eine Sache, die so entscheidend ist, dass sie nie entfallen kann. Sie wird nie verschwinden. Dies ist die eine Aufgabe, von der du am ehesten deinen Erfolg abhängig machen würdest. Erkläre der Gruppe, warum diese Aufgabe wichtiger ist als alle anderen. Das ist die Aufgabe, von der ich sage, dass sie in deine Brieftasche gehört, die Aufgabe, die immer erledigt werden muss. Die Aufgabe, die um jeden Preis beschützt werden muss. In deiner Arbeit ist das dein Hauptjob. Steck dir diese Haftnotiz in deine Brieftasche und vergiss sie niemals; und vergiss nie sie auszuführen. Der Hauptjob hat Vorrang vor allen anderen Aufgaben, es sei denn, die QBR des Unternehmens ist in Schwierigkeiten, in diesem Fall schützt und dienst du ihr.
- Hebe alle Post-Its aus der Übung auf, auch die, die du beiseitegelegt hast! Wir werden sie für eines der kommenden Kapitel benötigen.
Das Wichtigste ist das Wichtigste
Jetzt habt ihr Klarheit darüber erlangt, welche Aufgabe nun die wichtigste im Unternehmen ist. Alle anderen Aufgaben dürfen sich dieser zentralen Aufgabe unterordnen. Du kannst nun entscheiden, welche Dinge oberste Priorität haben. Wenn du feststellst, dass Aufgaben auf deinem Teller liegen, die überhaupt nichts mit der QBR zu tun haben und diese Rolle in keinster Weise unterstützen, kannst du überlegen, diese zu streichen.
Aufgaben an andere zu übergeben oder vollständig auch von den To-Do-Listen deines Teams zu streichen, ist die allerbeste Art und Weise, Zeit zu sparen.
Die Aufstellung findest du im Buch von Mike Michalowicz: Clockwork: Damit dein Unternehmen läuft wie ein Uhrwerk.
