Anstatt in Aktionismus zu verfallen und zu versuchen, alles zu erledigen, was es auf die To-Do-Liste geschafft hat, kannst du mit dem Konzept der Lieblingswoche und, davon abgeleitet, dem Konzept des Lieblingstages arbeiten. Wie das geht, zeige ich dir in diesem Blogpost.
Arbeiten ohne Unterlass
Viele Unternehmer:innen tun vor allem eins: Sie arbeiten. Der Tag hat noch nicht ganz angefangen, da beginnt noch im Schlafanzug die Frühschicht mit Social Media. „Nur mal eben“ Facebook checken, Insta und TikTok. Noch während des Frühstücks wird das Mailprogramm aufgerufen. „Nur mal eben“ nach dringenden Aufträgen, Reklamationen und Rückfragen in der Inbox schauen. Auf dem Weg ins Büro das erste Telefonat. Vor Ort werden die Aufgaben der To-Do-Liste (nur rasch das Datum von gestern auf heute ändern und noch drei Punkte untendrunter schreiben) angeschaut – die Arbeit daran wird allerdings von Telefonaten, Rückfragen von Kund:innen und Mitarbeiter:innen, E-Mail-Benachrichtigungen und gelegentlichem Social-Media-Check zerstückelt. Am Abend – was, schon so spät! – werden die letzten Handgriffe im Büro erledigt. Auf der Heimfahrt rasch noch einkaufen. Nach Hause, letzte Mails, Social Media. Fernseher an, irgendwas essen, ein Bier. Und vielleicht noch die Spätschicht.
Diesen Tagesablauf kannst du beliebig ergänzen durch Kinder- und Familienaufgaben – Fahrdienste, Hausaufgabenbetreuung, Bespaßung, Putzen, Kochen, Altenpflege – oder weitere „Dienste“, die deinen Alltag zusätzlich bestimmen mögen.
Hochkonzentrierte Arbeitszeit ist begrenzt
Wenn du bedenkst, wie wenig hochkonzentrierter Arbeitszeit dir selbst ohne Unterbrechungen nur pro Tag zur Verfügung steht, erscheint mir dieses Vorgehen allerdings weder befriedigend noch produktiv. Es heißt, ein Mensch könne im Durchschnitt etwa vier bis sechs Stunden konzentriert arbeiten. Und es heißt auch, dass jede Unterbrechung einer konzentrierten Arbeit etwa 20 Minuten „kostet“, die es braucht, bis der Fokus wieder vergleichbar auf der unterbrochenen Arbeit liegt.
Wie lange du dich konzentrieren kannst, hängt allerdings von einer Vielzahl unterschiedlicher Faktoren ab. Zum Beispiel
- Tagesform,
- dem Verlauf der eigenen Leistungskurve,
- Müdigkeit,
- Stimmung,
- Arbeitsort und -umgebung,
- von der Aufgabe selbst usw.
Und wie lange du brauchst, um deine unterbrochene Aufgabe wieder aufzunehmen, hängt ebenfalls von unterschiedlichen Faktoren ab.
Es gibt zahlreiche „Hacks“, wie du deine eigene Konzentrations- und Leistungsfähigkeit steigern kannst. Ich möchte heute auf das Konzept des „Lieblingstages“ und der „Lieblingswoche“ schauen. Denn wie du deine Zeit verbringst, hat einen sehr großen Einfluss darauf, wie es dir insgesamt geht. Und damit auf dein Leben, deine Leistungsfähigkeit und den Erfolg deines Unternehmens.
Natürlich ist das alles sehr individuell. Deshalb gebe ich dir meine eigenen „Lieblings-„Zeitgestaltungen als Beispiel. Vielleicht inspiriert dich etwas davon?
Mein Lieblingstag
Der Start
Mein Lieblingstag beginnt früh – so zwischen fünf und sechs Uhr morgens. Zu meiner Morgenroutine gehören zwei Arten von Dingen:
- Meditation/Tagebuch und
- Yoga mit Atemübungen/Laufen.
Ob ich dann direkt frühstücke oder erst meine „Frühschicht“ absolviere – da bin ich nicht festgelegt. Meine Frühschicht besteht wiederum aus zwei Elementen:
- 30 Minuten „Thinking Time“,
- 30 Minuten Schreibzeit.
Die Thinking Time ist ein Konzept, das ich von Keith Cunningham („The Road Less Stupid“ von 2017) gelernt habe. Und ich kann es nur empfehlen: Ich notiere mir eine Frage (zumeist aus einer Fragensammlung, die ich selbst regelmäßig durch neue Fragen ergänze) und brainstorme dazu in einem Schreibsprint. Aus meinen Notizen ergeben sich häufig genug Aufgaben, die aber nur dann auf meiner To-Do-Liste oder denen meines Teams landen, wenn ich sie erneut angeschaut und überprüft habe: Auf diesem Wege verhindere ich Aktionismus.
Zumeist habe ich meine To-Do-Liste für den aktuellen Tag am Vortag vorbereitet. Dabei achte ich darauf, Prioritäten zu setzen. Ich reserviere mir morgens eine Stunde für die wichtigste Aufgabe des Tages. Diese Aufgabe ist häufig nicht innerhalb einer Stunde zu erledigen, weshalb ich sie in kleinere Schritte und Zeiteinheiten aufteile. Erst nachdem ich diese Aufgabenzeit absolviert habe, öffne ich die „Störquellen“ von außen: Mails, Social Media usw.
Nein, das klappt nicht jeden Tag in dieser Perfektion. Wichtig ist, dass es meistens klappt: Auf diesem Wege sorge ich dafür, dass ich meistens das Wichtigste erledige!
Die Pausen
So irgend möglich, achte ich darauf, Pausen zu machen. Eine Fitness-Uhr oder ähnliches Gerät kann auch dir helfen, mindestens einmal pro Stunde aufzustehen. Kurze Dehnübungen oder ein bisschen Herumlaufen können bei Haltungswechseln unterstützen, Verspannungen und Fehlbelastungen vorbeugen. Meine Mittagspause hat ihren Namen verdient: Ich unterbreche meine Arbeit, wechsle den Ort, esse eine Kleinigkeit und gehe entweder eine Runde spazieren oder mache für 10 bis 20 Minuten die Augen zu. Damit halte ich mich für die zweite Tageshälfte frisch.
Tagesabschluss
Ich bemühe mich darum, möglichst spätestens um 17.00 Uhr Feierabend zu machen. Der Tagesabschluss besteht aus etwa 15 Minuten Sortieren, Aufräumen und für den nächsten Tag Vorbereiten. Jetzt entsteht auch die To-Do-Liste für den Folgetag.
Feierabend
Den Abend – wie auch das Wochenende – widme ich den unterschiedlichsten Aktivitäten. Ich treibe fast jeden Tag Sport (manchmal sind Trainingseinheiten auch Teil der Morgenroutine), plane meine Mahlzeiten, organisiere entsprechend den Einkauf. Wir haben Hilfe im Haushalt, aber natürlich bleibt genug zu tun und auch dafür plane ich Zeiten ein. Damit auch Zeit bleibt für unterschiedliche Dinge wie Austausch mit Familie und Freund:innen, soziales Engagement und Hobbys arbeite ich mit dem Konzept der Lieblingswoche, das ich dir gleich vorstelle.
Für den Tagesabschluss habe ich ein Ritual bestehend aus Yoga und Meditation, gern auch noch einen kleinen Abendspaziergang.
Meine Lieblingswoche
An den unterschiedlichen Wochentagen habe ich verschiedene Meetings und ggf. auch abendliche Verabredungen außerhalb des Business-Kontextes. Mit meinen morgendlichen Ritualen und den häufig direkt anschließenden Meetings ist bereits klar, dass Gespräche mit Kund:innen, Webinare, Online-Vorträge u.ä. in der Hauptsache an Nachmittagen stattfinden. Nur an einem Tag in der Woche habe ich keinen festen Abendtermin, sodass ich nur an diesem Tag Gefahr laufe, an den Arbeitstag eine Spätschicht anzuschließen. Je nach deiner eigenen Familiensituation und deinen eigenen Verpflichtungen wirst du andere Möglichkeiten und Verpflichtungen haben.
Ich versuche, zwei Vor- und zwei Nachmittage in der Woche frei von externen Terminen zu halten, damit ich in diesen Stunden meine To-Dos abarbeiten kann, wobei ein Nachmittag stark durch Aufgaben aus dem Bereich der Buchhaltung geprägt ist.
Störungen
Ich kenne Menschen, die nicht planen. Sie sagen: „Wenn ich plane, geschehen immer unerwartete Dinge, die meine Pläne zerschießen.“ Damit haben sie natürlich recht: Wessen Pläne haben sich je so umsetzen lassen, wie ursprünglich angedacht? Meine sicherlich nicht. Doch warum ist Planung des ungeachtet wichtig? Würden wir gar nicht planen, wären alle anstehenden Aufgaben gleich wichtig. Und wenn alles gleichermaßen wichtig ist, hüpfen wir in unserer Arbeit hin und her. Wir werden nie mit den wichtigen Dingen fertig. Wir werden von außen gelenkt: Wer schreit, bekommt Aufmerksamkeit. „Laute“ Aufgaben werden erledigt. Doch was bringt uns mehr Zufriedenheit im Leben – und letztlich auch das, was wir Erfolg nennen? Das zufällige Stopfen schreiender Schnäbelchen oder das strategisch begründete, nach Wichtigkeit sortierte Arbeiten? Die Antwort darauf fällt nicht schwer. Strategie und damit auch Planung sind erfolgversprechender. Selbst dann, wenn sich nicht alles wie geplant umsetzen lässt.
Störungen sind Programm: Kaum einen Tag schaffe ich es, das Konzept des Lieblingstages perfekt durchzuziehen. Und eine Lieblingswoche existiert im wirklichen Leben auch kaum – dafür sorgen neben Kund:innen und Mitarbeiter:innen auch meine eigenen Störungen durch Ablenkung aus Neugier oder plötzlich einsetzendes Vergessen meiner eigenen Prioritäten. Kommen dann noch Außentermine, Reisen, Krankheitstage und Urlaub dazu, ist das schöne Planungsgerüst als Gesamtheit zusammengefallen.
Was macht das? Nicht viel! Bekomme ich an einem „freien“ Nachmittag einen Termin in meinen Kalender oder muss ich am Wochenende zu einer Veranstaltung, dann mache ich danach weiter, als sei nichts gewesen. Ich plane etwas Pufferzeit ein, die ich benötige, um wieder in meine Spur zu kommen. Schließlich bleiben Dinge liegen, die ich ohne die Störung erledigt hätte. Passt meine Morgenroutine nicht, weil ich schon um 4 Uhr morgens auf die Bahn muss und am nächsten Tag erneut einen frühen Start habe? Dann lasse ich sie ausfallen und nehme sie wieder auf, sobald es wieder geht.
Das große Ganze muss stimmen
Bei jeder Planung ist wichtig, dass das große Ganze stimmt. Und bei jeder Störung ist das Planungssystem eine Weile erschüttert – je nach Länge und Intensität der Störung. Kehrst du danach zum großen Ganzen zurück und fokussierst dich auf das Wichtige, bist du auf dem richtigen Weg. Und das ist es, wofür du die Planung brauchst: Damit du das Wichtige – ob beruflich oder privat – nicht aus den Augen verlierst, sondern erledigst.
Willst du zum Meister oder zur Meisterin dieser Disziplin werden, kann ich dir das Buch Clockwork von Mike Michalowicz sehr ans Herz legen: Mit dem Buch hilft Mike dir, zügig Struktur in dein Unternehmen und dein Tun zu bekommen. Damit du dich auf das Wichtige konzentrieren kannst – dein Leben und den Erfolg deines Unternehmens. Bestelle Clockwork am besten direkt gleich hier!
Unternehmerin, ILT-Trainerin und Autorin Barbara Budrich ist seit 2004 mit ihrem eigenen Wissenschaftsverlag erfolgreich selbstständig und hat nach und nach weitere Unternehmen gegründet. Anderen Unternehmer:innen und Selbstständigen zu mehr unternehmerischem Erfolg zu verhelfen, ist ihr ein großes Anliegen. Weitere Informationen zu Barbara Budrich findest du auf ihrer Webseite.
