Lange Jahre habe ich versucht, mein Business und mich selbst mit Hilfe einer To-Do-Liste zu führen. Eine meiner Kolleginnen, die äußerst strukturiert arbeitet, hat mich immer wieder auf neue Tools aufmerksam gemacht, mit denen ich meine Arbeit und Aufgaben noch besser unterteilen und notieren konnte. Ich habe unendlich viel ausprobiert. Ein paar Beispiele gefällig?
Getting Things Done (GTD)
Getting Things Done von Dave Allen gehört sicherlich zu den bekannteren Selbstmanagement-Methoden. Das Prinzip ist gut: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, regelmäßig Durchsehen und Erledigen; das Problem ist: Allein Sammeln und Sortieren brauchen viel Zeit und führen jedenfalls bei mir zu derart langen Listen, dass ich damit nicht arbeiten konnte.
Das Eisenhower-Prinzip
Also habe ich das Eisenhower-Prinzip dazugeholt, damit möglichst viele der Punkte gar nicht erst auf meiner Liste landen. Das führte nur leider dazu, dass zwar eine Menge Zeug von der To-Do-Liste purzelte, dass aber die strategische Arbeit aus dem Bereich „wichtig, nicht dringend“ auf einmal mit auf die To-Do-Liste huschte – und mich von dort sehr vorwurfsvoll anschaute: Ich wusste ja, dass strategische Arbeit eine der Kernaufgaben von Unternehmer:innen ist, wieso also rutschte sie bei immer wieder nach hinten? (Tipp: Das Feld „Dringend UND wichtig“ war – und blieb – immer voll! So kam ich gar nicht erst zu „Nicht dringend und wichtig“.)
Thinking Time
Also integrierte ich das Konzept der Thinking Time in meinen Kalender: Mehrmals die Woche reservierte ich mir Zeitblöcke am Morgen, um über strategische Fragen nachzudenken. Das Konzept hatte ich von Keith Cunningham übernommen – nach meinem Dafürhalten einem der besten Business-Coaches unserer Zeit. Leider ist zum Beispiel sein Buch „The Road Less Stupid“, das sich mit der Thinking Time befasst, so komplex, dass in zig Kapiteln Hunderte von Fragen aufgeführt werden. Fürs Herunterbrechen und Fokussieren braucht man eigentlich nochmal eigene Zeiten. Die Thinking Time ist nach wie vor in meinem Kalender – aber anders.
Kröten und 10 vor 10
Um noch besser mit Prioritäten umzugehen, gibt es Empfehlungen wie, die „Kröte frühstücken“: die unliebsamste Aufgabe an den Tagesanfang setzen, damit sie erledigt ist. Oder die Methode 10 vor 10: Damit der Tag nicht mit seinen eigenen neuen Aufgaben (E-Mail-Postfach, Telefonate, Rechnungen, …) deine schöne Planung zerstört, arbeitest du „einfach“ zehn Punkte von deiner To-Do-Liste ab, sobald du deine Arbeit aufgenommen hast. Um 10.00 Uhr bist du damit fertig und der Tag kann kommen.
Künstliche Intelligenz
Natürlich eignet sich auch KI dazu, die To-Do-Liste zu strukturieren und Dinge zu priorisieren. Denn das ist der Punkt: Die To-Do-Liste füllt sich von allein, Tag für Tag, mit mehr Aufgaben, als wir je abarbeiten könnten. KI kann uns leidenschaftslos helfen, den Tag in kleine Zeitblöcke zu zerteilen und diesen Zeitblöcken Aufgaben zuzuteilen und umgekehrt – Aufgaben in Zeitblöcke zu packen.
Leider machen diese Large Language Models aber nur, was wir ihnen sagen. Das heißt, wir können zwar mit ihnen viele Dinge diskutieren. Aber Themen, die eigentlich anstehen, bringen sie nur in unserem Tag unter, wenn wir es ihnen sagen. Und Dinge, die wir getrost weglassen könnten, packen sie mit stoischem Gleichmut in unseren Arbeitstag.
Außerdem platziert die KI Dinge dort, wo sie rein zeitlich hineinpassen: Wenn wir nicht erwähnen, dass in unserem Tagesablauf 15.00 Uhr wegen unseres biologischen Zwischentiefs kein guter Zeitpunkt für intensives Nachdenken ist, wird sie unsere Thinking Time auch dort einsortieren.
Um möglichst konzentriert arbeiten zu können, können wir unsere Zeitblöcke zum Beispiel mit Hilfe von Pomodoro weiter strukturieren: Alle 25 Minuten oder so klingelt dann unser Timer, damit wir möglichst lange mit frischem Kopf unsere To-Do-Liste abarbeiten können.
Dies ist nur ein Auszug der vielen Tools und Methoden, die ich ausprobiert hatte, um möglichst effizient und effektiv zu arbeiten. Der Einsatz dieser Dinge wirkte sich selbstverständlich auch auf den Umfang meiner Wochenarbeitszeit aus.
Arbeitszeiten
Während der ersten Monate meiner Selbstständigkeit genoss ich meine Freiheit: Mein Mann und ich versorgten die Kinder, er fuhr zur Arbeit und ich machte zunächst Sport. Am Nachmittag kamen die Kinder wieder Heim und mein Arbeitstag war beendet. Es fühlte sich herrlich an! Diese Freiheit!
Doch hielt dieses Glück nicht lang. Nach und nach kamen eine Früh- und eine Spätschicht hinzu und zumindest an Samstagen, oft genug auch an Sonntagen, musste ich noch irgendetwas Dringendes erledigen. Im Familienurlaub war mein Laptop beständiger Begleiter – zumindest die Mails wollte ich abarbeiten, damit ich bei meiner Rückkehr nicht sofort unter einem Mail-Tsunami verschwand. Meine Arbeitszeiten wucherten wie die Brombeerranken im Garten.
Den Sport im Blick zu behalten, wurde eine weitere große Herausforderung. Zum Glück bestanden sowohl mein Mann als auch unsere Kinder darauf, dass ich das Büro auch mal verlasse, sodass die Familienzeit von selbst ihr Recht eingefordert hat. Und ich hatte ja die ganzen Tools, um meine To-Dos zu organisieren…
Arbeiten wie am Fließband
Natürlich funktionieren all die Tools, die ich hier aufgeführt habe, um das Abarbeiten der To-Do-Liste zu optimieren. Allerdings ist es sehr unwahrscheinlich, dass wir je unsere To-Do-Listen überhaupt je vollständig abarbeiten können – und die Frage ist: Wollen wir das eigentlich?
Hinzukommt: Wenn du die wichtigsten Punkte von deiner To-Do-Liste abgehakt hast, bleibt dennoch das Gefühl, dass du mit deinem Business keinen Schritt weitergekommen bist! Es ist nämlich so: Auch wenn wir Unternehmer:innen und Selbstständige häufig sehr lange To-Do-Listen haben, reicht das Abarbeiten dieser Listen nicht aus, um erfolgreich zu sein!
Das Arbeiten wie am Fließband mag sich während des Abarbeitens produktiv anfühlen. Oft genug sind es wichtige Dinge, wie die eigentliche Produktion bzw. das Liefern unserer Services. Doch häufig ist es Aktionismus, ein Beschleunigen im Hamsterrad. Als Unternehmer:innen und Selbstständige – und das wurde auch mir auf meiner Suche nach dem Zauber-Tool für Selbstorganisation und Zeitmanagement klar – müssen wir extrem darauf achten, womit wir unsere Zeit verbringen. Und es gibt niemanden, der uns verrät, was zu welchem Zeitpunkt jeweils unsere wichtigste Aufgabe ist. Oder sagen wir, es gibt nur wenige, die uns das verraten.
Welche Prioritäten?
Mit Eisenhower und Thinking Time klang es schon an: Nicht alle Aufgaben sind gleich. Und nicht jede Aufgabe ist zu jeder Zeit gleichermaßen wichtig.
Zugleich sind wir als Selbstständige und Unternehmer:innen in kleineren Unternehmen nicht lediglich Unternehmer:innen. Wir tragen viele Hüte. Ich trage bis heute nicht bloß den Hut der Geschäftsführerin. Ich bin auch für einen Teil der Buchhaltung zuständig, die komplette Personalabteilung, ein bisschen Marketing, für einen immer kleiner werdenden Teil von Lektorat und Vertrieb, das vollständige Controlling und noch so Einiges mehr! Und das trotz eines Teams von rund 20 Leuten!
Als Solopreneur:in hast du alle Hüte in Reichweite hängen. Und es ist eine deiner wichtigeren Aufgaben, diese Hüte in schöner Regelmäßigkeit zu wechseln. Jeder Hut, also jede deiner Rollen, bringt andere Prioritäten mit sich. Ohne Vertrieb und Marketing keine Aufträge, ohne Aufträge keine Produktion, ohne Produktion keine Auslieferung, ohne Auslieferung kein Umsatz und ohne Umsatz kein Unternehmen. Und die Verwaltung mit ihren KPIs, also der Erfolgsmessung – CRM, Produkt/Service-Datenbank, Buchführung, Interaktion mit dem Finanzamt usw. – gehört für jeden Bereich dazu.
Wichtiger als deine To-Do-Liste ist also strategische Selbstführung: klare Ziele, der angemessene Wechsel zwischen deinen Rollen und für jede Rolle klare Prioritätensetzung.
Selbstführung hat viel mit Persönlichkeitsentwicklung zu tun. Es gibt nicht umsonst viele Expert:innen aus dem Businessbereich, die sagen: Die Unternehmerpersönlichkeit ist der eigentlich limitierende Faktor für ein Unternehmen. Je besser du dich kennst, je besser du mit Rückschlägen umgehen kannst und je weniger dein Ego dir in die Quere kommt, desto erfolgreicher kannst du in der Regel mit deinem Unternehmen sein. (Wir lassen jetzt mal die berühmten exzentrischen Ausnahmen außen vor!)
Die To-Do-Liste ist kein Führungsinstrument
Die To-Do-Liste ist kein geeignetes Instrument zur Führung deines Unternehmens. Sie ist, sofern sie gut strukturiert und mit klaren Prioritäten versehen ist, ein gutes Instrument zur Organisation deiner unterschiedlichen Aufgaben. Doch noch bevor die To-Do-Liste entsteht, musst du sagen, was du wann mit deinem Unternehmen erreichen möchtest – dieses Jahr, dieses Quartal, diesen Monat, diese Woche, diesen Tag. Das bestimmt darüber, welche Aufgaben es gar nicht erst auf deine To-Do-Liste schaffen und woran du heute mit Energie und Konzentration arbeiten möchtest.
Wenn es dir schwerfällt, dich in der Vielzahl deiner Aufgaben, Ansprüche und Kundenanfragen zurechtzufinden, hilft Coaching – oder der Austausch mit anderen Selbstständigen und Unternehmer:innen. Zum Beispiel im Mastermind von Inspirited.
